Giải đáp về vấn đề này, Luật sư Nguyễn Thị Phong Lan - Giám đốc Công ty Luật TNHH Intelico - Hà Nội (Đoàn Luật sư TP Hà Nội) trả lời như sau:

Luật sư Nguyễn Thị Phong Lan

Từ ngày 1/7/2025, Luật Công chứng năm 2024 chính thức có hiệu lực, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong tiến trình cải cách tư pháp và chuyển đổi số quốc gia. Lần đầu tiên trong lịch sử lập pháp Việt Nam, khái niệm “công chứng điện tử” được luật hóa với hai phương thức rõ ràng: công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến. Đây không chỉ là một cải tiến về kỹ thuật hành chính, mà còn là sự tái định hình phương thức xác lập tính pháp lý cho các giao dịch dân sự, thương mại trong kỷ nguyên số. Trong bối cảnh người dân và doanh nghiệp ngày càng kỳ vọng vào các dịch vụ công nhanh chóng, minh bạch, không rào cản địa lý, việc hiểu đúng bản chất pháp lý, quy trình vận hành và sự khác biệt giữa hai hình thức công chứng điện tử là điều kiện tiên quyết để bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch quan trọng, đặc biệt là các giao dịch liên quan đến bất động sản, tài sản giá trị cao.

1. Khái quát quy định pháp luật về công chứng điện tử

- Công chứng điện tử là việc công chứng được thực hiện bằng phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng điện tử, tuân thủ nguyên tắc quy định tại Điều 5 và các nguyên tắc tại khoản 1 Điều 62 Luật Công chứng năm 2024.

- Điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử:

(i) Công chứng viên được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

+ Có tài khoản để thực hiện công chứng điện tử;

+ Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

(ii) Tổ chức hành nghề công chứng được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

+ Có tài khoản để thực hiện công chứng điện tử

+ Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử;

+ Có đủ trang thiết bị kỹ thuật để thực hiện công chứng điện tử.

- Văn bản công chứng điện tử:

+ Văn bản công chứng điện tử là chứng thư điện tử được tạo lập theo nguyên tắc và phạm vi quy định tại Điều 62 của Luật này.

+ Văn bản công chứng điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm được ký bằng chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng.

+ Văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý như sau:

+ Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan, là cơ sở để các bên tham gia giao dịch đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện các thủ tục liên quan đến giao dịch đã được công chứng - khoản 2 Điều 6 Luật này.

+ Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu - khoản 3 Điều 6 của Luật này.

2. Quy trình Công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến

Căn cứ Điều 65 Luật Công chứng năm 2024, việc công chứng điện tử được thực hiện theo quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc công chứng điện tử trực tuyến và được quy định như sau:

- Công chứng điện tử trực tiếp là việc người yêu cầu công chứng giao kết giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử;

Ví dụ: Ông H và bà K đồng sở hữu một thửa đất tại Hà Nội, cùng có mặt tại Văn phòng công chứng ABC trụ ở tại Hà Nội để ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất cho ông M; công chứng viên xác minh hồ sơ, chứng kiến việc giao kết và ký số để lập văn bản công chứng điện tử.

- Công chứng điện tử trực tuyến là việc các bên tham gia giao dịch có yêu cầu công chứng không có mặt tại cùng một địa điểm và giao kết giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.

Ví dụ: Ông T đang ở quận Cầu Giấy, Hà Nội; con gái ông – chị H đang làm việc tại quận Long Biên, Hà Nội. Ông T muốn tặng cho chị H quyền sử dụng đất tại quận Nam Từ Liêm. Do không thể cùng lúc có mặt tại Văn phòng công chứng, hai bên lựa chọn công chứng điện tử trực tuyến tại Văn phòng công chứng DEF (đặt tại quận Nam Từ Liêm). Cả hai truy cập nền tảng công chứng điện tử, xác thực danh tính bằng định danh điện tử mức độ cao, tham gia cuộc họp trực tuyến có hình ảnh, âm thanh. Công chứng viên trực tiếp chứng kiến phiên giao kết và ký số để chứng nhận, tạo lập văn bản công chứng điện tử theo quy định.

Theo Điều 52, Điều 53 Nghị định 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 (có hiệu lực từ ngày 1/7/2025) quy định cụ thể về quy trình Công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến như sau:

2.1. Quy trình công chứng điện tử trực tiếp (Điều 52 Nghị định 104/2025/NĐ-CP):

Gồm 3 giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Khởi tạo và Chuẩn bị Giao dịch

Ở giai đoạn này, các bên chuẩn bị các điều kiện cần thiết về pháp lý và kỹ thuật để bắt đầu phiên công chứng.

Bước 1: Tiếp nhận và xử lý yêu cầu công chứng (Khoản 1 Điều 52 Nghị định 104/2025/NĐ-CP và Điều 43 Luật Công chứng năm 2024)

- Người yêu cầu công chứng (NYCCC): chuẩn bị 01 hồ sơ bao gồm:

+ Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng, gồm: thẻ căn cước hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ khác để xác định nhân thân của người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật;

+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc bản án, quyết định của Tòa án hoặc quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc xử lý tài sản hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp giao dịch liên quan đến tài sản đó;

+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã khai thác được các thông tin các văn bản trên trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người yêu cầu công chứng không phải nộp các giấy tờ này nhưng phải nộp phí khai thác dữ liệu theo quy định của pháp luật để tổ chức hành nghề công chứng khai thác dữ liệu.

- Công chứng viên (CCV):

+ Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã khai thác được các thông tin trong bộ hồ sơ do NYCCC cung cấp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người yêu cầu công chứng không phải nộp các giấy tờ này nhưng phải nộp phí khai thác dữ liệu theo quy định của pháp luật để tổ chức hành nghề công chứng khai thác dữ liệu.

+ Công chứng viên hướng dẫn, giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia giao dịch.

+ Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc tham gia giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, bị cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc công chứng viên tiến hành xác minh, yêu cầu giám định theo đề nghị của người yêu cầu công chứng; trường hợp người yêu cầu công chứng không làm rõ được và từ chối việc xác minh, yêu cầu giám định hoặc đã xác minh, giám định nhưng vẫn không làm rõ được thì công chứng viên từ chối công chứng.

Bước 2: Khởi tạo phiên giao dịch công chứng điện tử (Khoản 2, Điều 52 Nghị định 104/2025/NĐ-CP)

- Sau khi hồ sơ được xác định là hợp lệ, CCV sẽ là người khởi tạo phiên giao dịch công chứng điện tử trực tiếp trên Nền tảng.

- Phiên giao dịch này phải được thiết lập bao gồm: 

+ Tài khoản của Công chứng viên: Tài khoản định danh của CCV trên hệ thống.

+ Tài khoản của Người tham gia giao dịch: Tài khoản định danh của NYCCC và các bên liên quan (nếu có) đã được đăng ký trên Nền tảng.

Bước 3: Tải văn bản giao dịch lên Nền tảng (Khoản 3, Điều 52 Nghị định 104/2025/NĐ-CP)

- CCV thực hiện việc tải văn bản giao dịch đã được soạn thảo hoàn chỉnh lên Nền tảng. Văn bản này có thể ở một trong hai dạng: 

+ Dạng thông điệp dữ liệu: Là file văn bản (ví dụ: .docx, .pdf) đã được các bên thống nhất nội dung.

+ Dạng đã được ký số trước: Là văn bản đã được người có thẩm quyền giao kết (ví dụ: Giám đốc công ty) ký số trước theo quy định.

Giai đoạn 2: Đối chiếu, xác thực và ký kết: 

Đây là giai đoạn cốt lõi, diễn ra trong phiên kết nối trực tuyến giữa CCV và NYCCC.

Bước 4: Rà soát nội dung văn bản giao dịch (Khoản 4, Điều 52 Nghị định 104/2025/NĐ-CP)

- Phương thức 1 (Mặc định): NYCCC tự đọc lại toàn bộ nội dung văn bản giao dịch đang hiển thị trên màn hình của Nền tảng.

- Phương thức 2 (Theo yêu cầu): Nếu NYCCC đề nghị, CCV sẽ đọc to, rõ ràng toàn bộ văn bản giao dịch cho NYCCC nghe.

Bước 5: Đối chiếu giấy tờ gốc và số hóa (Khoản 5, Điều 52 Nghị định 104/2025/NĐ-CP)

- NYCCC xác nhận đồng ý: Sau khi rà soát, NYCCC xác nhận đồng ý với toàn bộ nội dung dự thảo giao dịch.

+ Sau khi đồng ý, NYCCC xuất trình giấy tờ: bản chính của các giấy tờ tại Bước 1 để đối chiếu trước khi ký vào lời chứng và từng trang của giao dịch; đối với các giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có mà NYCCC không có bản chính tại thời điểm công chứng viên ký vào lời chứng thì có thể xuất trình bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực.

- CCV kiểm tra, đối chiếu:

+ Kiểm tra trực quan: CCV kiểm tra tính xác thực, toàn vẹn của giấy tờ qua hình ảnh chất lượng cao.

+ Đối chiếu cơ sở dữ liệu: CCV thực hiện đối chiếu thông tin trên giấy tờ với các cơ sở dữ liệu quốc gia (như CSDL quốc gia về dân cư, CSDL về đất đai...) nếu có kết nối.

- CCV chuyển đổi và lưu trữ: Sau khi xác thực giấy tờ là đúng và hợp lệ, CCV thực hiện: 

+ Chuyển đổi: Chuyển đổi toàn bộ giấy tờ này thành dạng thông điệp dữ liệu (ví dụ: scan hoặc chụp ảnh chất lượng cao, có xác thực).

+ Tải lên Nền tảng: Tải các thông điệp dữ liệu này lên Nền tảng để lưu trữ trong hồ sơ công chứng điện tử.

Bước 6: Nhận diện và chứng kiến ký số vào văn bản giao dịch (Khoản 6, Điều 52 Nghị định 104/2025/NĐ-CP)

- CCV nhận diện và xác thực nhân thân: CCV thực hiện các biện pháp nhận diện khuôn mặt, đối chiếu với ảnh trên giấy tờ và CSDL để xác thực chính xác NYCCC đang tham gia giao dịch. Quá trình này được hệ thống ghi lại.

- CCV chứng kiến ký số: Sau khi hoàn tất xác thực, CCV chứng kiến (quan sát trực tiếp qua Nền tảng) NYCCC thực hiện thao tác ký số bằng chữ ký số của mình vào văn bản giao dịch điện tử.

Giai đoạn 3: Công chứng và Hoàn tất Giao dịch

Giai đoạn cuối cùng là các thủ tục của CCV và TCHNCC để hoàn thiện giá trị pháp lý của văn bản.

Bước 7: Kiểm tra và ký lời chứng (Khoản 7, Điều 52 Nghị định 104/2025/NĐ-CP)

- Kiểm tra chữ ký số của NYCCC: CCV sử dụng công cụ của Nền tảng để kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà NYCC vừa ký (kiểm tra chứng thư số, hiệu lực, tính toàn vẹn của văn bản).

- Thực hiện công chứng: Nếu chữ ký số hợp lệ, CCV tiến hành: 

+ Ký số của CCV: Ký số của mình vào phần lời chứng của văn bản công chứng.

+ Gắn dấu thời gian: Gắn dấu thời gian điện tử vào lời chứng để xác thực thời điểm công chứng được thực hiện.

Bước 8: Hoàn tất thủ tục tại Tổ chức hành nghề công chứng (Khoản 8, Điều 52 Nghị định 104/2025/NĐ-CP)

- Sau khi CCV hoàn tất lời chứng, Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện các bước cuối cùng: 

+ Ghi số công chứng: Ghi số của văn bản công chứng vào hệ thống quản lý.

+ Ký số của Tổ chức: Ký số của TCHNCC lên văn bản công chứng điện tử.

+ Gắn dấu thời gian của Tổ chức: Gắn dấu thời gian của TCHNCC để hoàn tất tính pháp lý.

+ Thu phí, giá dịch vụ: Thông báo và thực hiện thu phí công chứng, các chi phí khác theo quy định (thường thực hiện qua thanh toán trực tuyến).

+ Gửi văn bản: Gửi văn bản công chứng điện tử hoàn chỉnh cho NYCCC qua email hoặc phương thức lưu trữ điện tử khác (ví dụ: gửi link tải về từ kho lưu trữ an toàn) đã được đăng ký.

Bước 9: Lưu trữ hồ sơ (Khoản 9, Điều 52 Nghị định 104/2025/NĐ-CP)

Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm: 

+ Vào sổ công chứng: Ghi nhận thông tin về giao dịch vào Sổ công chứng điện tử của tổ chức.

+ Lập và Lưu trữ hồ sơ: Toàn bộ tệp hồ sơ công chứng điện tử (bao gồm văn bản công chứng, các giấy tờ đã được số hóa, video ghi lại phiên giao dịch, log hệ thống...) phải được lập thành một bộ hồ sơ hoàn chỉnh và lưu trữ an toàn, bảo mật theo quy định của pháp luật về công chứng và lưu trữ điện tử.

2.2. Quy trình công chứng điện tử trực tuyến (Điều 53 Nghị định 104/2025/NĐ-CP )

Gồm 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Khởi tạo và chuẩn bị giao dịch đa điểm

Giai đoạn này tập trung vào việc thiết lập một phiên làm việc chung, kết nối các bên và các công chứng viên từ nhiều địa điểm.

Bước 1: Tiếp nhận và xử lý yêu cầu công chứng (Khoản 1 Điều 53 Nghị định 104/2025/NĐ-CP & Điều 43 Luật Công chứng năm 2024)

Tương tự Bước 1 mục 2.1

Bước 2: Khởi tạo phiên giao dịch đa điểm và thiết lập kết nối (Khoản 2 Điều 53 Nghị định 104/2025/NĐ-CP)

- Xác định các điểm cầu: CCV khởi tạo xác định tất cả các bên tham gia giao dịch và vị trí của họ để liên hệ với các TCHNCC phù hợp tại các địa điểm đó (các điểm cầu). Các TCHNCC và CCV tham gia phải đáp ứng Điều 44 Luật Công chứng năm 2024.

- Khởi tạo phiên giao dịch: CCV khởi tạo tiến hành khởi tạo phiên giao dịch công chứng điện tử trực tuyến trên Nền tảng.

- Thiết lập tài khoản: Phiên giao dịch phải bao gồm: 

+ Tài khoản của tất cả các CCV tham gia tại các điểm cầu.

+ Tài khoản của tất cả người tham gia giao dịch.

- Thiết lập cầu truyền hình: Nền tảng sẽ thiết lập một cầu truyền hình trực tuyến (video conference) an toàn, kết nối đồng thời tất cả các CCV và các bên tham gia tại tất cả các điểm cầu.

Bước 3: Tải văn bản giao dịch lên Nền tảng (Khoản 3, Điều 53 Nghị định 104/2025/NĐ-CP)

CCV khởi tạo chịu trách nhiệm tải văn bản giao dịch đã được soạn thảo hoàn chỉnh lên Nền tảng để tất cả các bên tại mọi điểm cầu đều có thể truy cập và xem xét đồng thời.

Giai đoạn 2: Đối chiếu, xác thực và ký kết phân tán

Giai đoạn này diễn ra trong phiên trực tuyến chung, nơi mỗi công chứng viên thực hiện nhiệm vụ xác thực tại điểm cầu của mình.

Bước 4: Rà soát nội dung văn bản giao dịch (Khoản 4, Điều 53 Nghị định 104/2025/NĐ-CP)

Tương tự Bước 4 mục 2.1

Bước 5: Đối chiếu và chia sẻ Giấy tờ gốc (Khoản 5, Điều 53 Nghị định 104/2025/NĐ-CP)

- NYCCC xác nhận đồng ý: Sau khi thống nhất nội dung, NYCCC tại từng điểm cầu tuyên bố đồng ý với dự thảo.

- Xuất trình và đối chiếu tại chỗ: NYCCC tại mỗi điểm cầu xuất trình giấy tờ gốc cho CCV tại chính điểm cầu đó đối chiếu.

- Kiểm tra và số hóa: CCV tại mỗi điểm cầu kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, đối chiếu với cơ sở dữ liệu (nếu có), sau đó chuyển đổi toàn bộ giấy tờ thành thông điệp dữ liệu (số hóa).

- Tải lên và đối chiếu chéo: CCV tại mỗi điểm cầu tải các giấy tờ đã số hóa lên Nền tảng. Lúc này, tất cả các CCV và người tham gia ở các điểm cầu khác đều có thể xem và cùng đối chiếu chéo các giấy tờ này.

Bước 6: Nhận diện và chứng kiến ký số tại từng điểm cầu (Khoản 6, Điều 53 Nghị định 104/2025/NĐ-CP)

- CCV tại mỗi điểm cầu thực hiện việc nhận diện, xác thực nhân thân của người tham gia giao dịch tại địa điểm của mình.

- Sau khi xác thực, CCV chứng kiến người tham gia giao dịch tại điểm cầu của mình thực hiện thao tác ký số vào văn bản giao dịch điện tử.

Giai đoạn 3: Công chứng tập trung và hoàn tất Giao dịch

Giai đoạn cuối cùng là việc tổng hợp các xác nhận từ các điểm cầu và hoàn tất giá trị pháp lý cho văn bản bởi TCHNCC khởi tạo.

Bước 7: Quy trình Ký xác nhận và Công chứng (Khoản 7, Điều 53 Nghị định 104/2025/NĐ-CP)

Đây là bước có sự khác biệt lớn nhất, thể hiện quy trình xác nhận nhiều lớp:

- CCV tại điểm cầu ký xác nhận: Ngay sau khi chứng kiến NYCCC ký, CCV tại mỗi điểm cầu kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số đó và ký xác nhận vào văn bản bằng chữ ký số của mình. Hành động này có giá trị xác nhận cho sự kiện diễn ra tại điểm cầu của mình.

- CCV khởi tạo kiểm tra tổng thể: CCV khởi tạo có vai trò kiểm tra cuối cùng. Người này sẽ: 

+ Kiểm tra tính hợp lệ chữ ký số của toàn bộ người tham gia giao dịch.

+ Kiểm tra tính hợp lệ chữ ký số xác nhận của toàn bộ CCV tại các điểm cầu.

- CCV khởi tạo ký lời chứng: Chỉ sau khi xác thực tất cả chữ ký trên là hợp lệ, CCV khởi tạo mới thực hiện ký số và gắn dấu thời gian vào lời chứng cuối cùng của văn bản.

Bước 8: Hoàn tất thủ tục tại TCHNCC Khởi tạo (Khoản 8, Điều 53 Nghị định 104/2025/NĐ-CP)

- TCHNCC khởi tạo chịu trách nhiệm chính trong việc hoàn tất giao dịch: 

+ Ghi số công chứng: Ghi số văn bản công chứng vào hệ thống.

+ Ký số và gắn dấu thời gian của Tổ chức: Ký số và gắn dấu thời gian của TCHNCC khởi tạo lên văn bản.

+ Thu phí và chi phí: Thực hiện thu phí công chứng và các chi phí liên quan.

+ Gửi văn bản: Gửi văn bản công chứng điện tử hoàn chỉnh cho tất cả NYCC theo phương thức đã đăng ký.

Bước 9: Lưu trữ và chia sẻ hồ sơ (Khoản 9, Điều 53 Nghị định 104/2025/NĐ-CP)

- Lưu trữ hồ sơ gốc: TCHNCC khởi tạo thực hiện vào sổ công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử gốc.

- Chia sẻ quyền truy cập: Một nhiệm vụ bắt buộc là TCHNCC khởi tạo phải chia sẻ quyền truy cập vào văn bản công chứng và hồ sơ liên quan cho các CCV và TCHNCC tại các điểm cầu còn lại đã tham gia chứng nhận giao dịch, đảm bảo tất cả các bên liên quan đều có thể truy xuất hồ sơ khi cần thiết.

3. Phân biệt quy trình Công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến:

Từ những phân tích tại mục 2, có thể xác định những điểm khác biệt giữa quy trình Công chứng điện tử trực tiếp và Công chứng điện tử trực tuyến như sau:     

Từ những phân tích trên, sự ra đời của hai quy trình công chứng điện tử trong Luật Công chứng 2024 không chỉ là một bước tiến về thủ tục hành chính, mà còn mở ra một giai đoạn mới cho các giao dịch dân sự tại Việt Nam. Nếu công chứng điện tử trực tiếp giúp số hóa và tăng tốc quy trình truyền thống, thì công chứng điện tử trực tuyến lại phá vỡ mọi giới hạn về không gian, kết nối các bên từ nhiều địa điểm khác nhau một cách an toàn và pháp lý. Việc nắm vững bản chất và sự khác biệt giữa hai phương thức này là chìa khóa để người dân và doanh nghiệp có thể tự tin bước vào kỷ nguyên số, tiết kiệm thời gian, chi phí mà vẫn đảm bảo an toàn pháp lý tối đa cho tài sản của mình.

Duy Phách